چگونه اتوماسیون اداری مشکلات شما را حل می کند؟

ند دلیلی که نباید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را با اکسل مقایسه کنیم. 
شاید از خود بپرسید چه دلیلی برای استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.

حضور شما باید عرض کنم که نرم‌افزار اتوماسیون اداری صرفاً فقط ثبت‌نام را انجام نمی‌دهد بله اگر شما بخواهید فقط نامه‌های ارسالی و دریافتی را ثبت کنید شاید بتوان گفت که فایل اکسل هم کار شما را راه بیندازد اما اجازه بدید، مقداری جلوتر برویم و چند دلیل را ذکر کنم که اکسل از پس این کار برنمی‌آید.

تصور کنید که شرکت شما درحال حاضر هزار نامه ثبت کرده است.

یکی در شیت نامه‌های دریافتی و دومی در شیت نامه‌های ارسالی .

چند کاربره بودن

خوب اولین مشکل اینست که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان بخواهند فایل اکسل را مشاهده کنند .

اگر مسئول دبیرخانه درحال نوشتن در فایل اکسل باشد مدیریت شرکت چطور می تواند فایل اکسل را باز کند و ببیند و بر روی آن تغییرات موردنظر را اعمال نماید آیا به‌نظر شما برای شرکتی که ده‌‌ها نفر پرسنل دارد استفاده از فایل اکسل مناسب است؟

مشکل چند کاربری به شیوه‌های دیگر دیگری هم در این سیستم نمود پیدا می کند.

تصور کنید در شرکتی هستید که از واحدهای مختلف نام های گوناگونی برای ارسال آماده می شود آیا تمام نامه‌ها باید توسط مسئول دبیرخانه تایپ شوند؟

در اتوماسیون اداری آهارسافت کلیه پرسنل برحسب دسترسی‌ای که به آن‌ها داده می‌شود بتوانند نامه‌های خود را ثبت کنند و درنهایت به مسئول دبیرخانه بفرستند و ایشان کارهای ارسال و فکس نامه را انجام دهند؟

هرج و مرج

پس مشکل دوم در اکسل که درواقع مرتبط با مشکل اول است همین موضوع چند کاربری است.

کاربران به‌صورت هم‌زمان نمی‌توانند نامه‌ها را ارسال نامه‌ها را ثبت و ارسال نمایند . 
شاید با خود بگویید کاربرانی که نامه‌هایی برای ارسال دارند نامه‌های خود را تایید می نمایند و آن‌ها را به مسئول دبیرخانه ارسال می‌کنند اما اجازه دهید کمی فراتر رویم و از تجربه شخصی‌ام بگویم کار ثبت‌نام کار راحتی نیست.
حتی اگر این کار هم توسط مسئول دبیرخانه با دقت انجام شود بازهم وقت زیادی هدر شده است .

اظهار نظر روی نامه ها

حالا بپردازیم به مشکل سوم در استفاده از فایل اکسل. 
فرض کنید نامه‌ای را ثبت کردید چطور مدیریت از این نامه مطلع شود اصلاً اگر واحد مالی یا بازرگانی نامه‌ای را ثبت کردند و برای شما ارسال کرده‌اند و ویرایش کاراکتری هم توسط مسئول دبیرخانه انجام شد، آنگاه چطور مدیریت از ارسال این نامه مطلع شود و آیا اصلاً این نامه برای ارسال مورد تایید می‌باشد؟ 
پس کم‌کم فضای ذهنتان آماده شد درمورد چه چیزی می‌خواهم صحبت کنم.

مشکلی که فایل اکسل به‌هیچ‌وجه از پس آن برنمی‌آید بحث مکاتبات روی نامه است. صحبت‌هایی که روی یک نامه انجام می شود یا ارجاعاتی که به اشخاص دیگر انجام می شود.

تصور کنید واحد مالی نامه‌ای را برای ارسال صورت وضعیت آماده کرده است آیا بخش فنی از ارسال این نامه اطلاع دارد آیا محتوای نامه درست نوشته شده است آیا مدیریت از ارسال این نامه اطلاع دارند؟
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت به شما امکان  گردش نامه‌ها را میدهد.
نامه‌هایی که توسط مسئول دبیرخانه به افراد مطلع ارسال می‌گردند و پس از آنکه مورد تأیید داده شدند برای ارسال آماده می شوند مکاتبات داخل سازمانی عضو مهمی از اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری این مکاتبات را باید به بهترین شیوه انجام دهد.

کارتابل دبیرخانه و کارتابل ارجاعات

در مشکل چهارم کمی عمیق می‌شویم و به شما مورد بسیار جالبی را متذکر می شوم.
تصور کنید نامه‌ای به کارتابل شما آمده است لطفاً کار های تکمیلی را انجام دهید. 
برداشت شما از جمله فوق چیست کارهایی تکمیلی چه و چه هستند و چه زمان طول می‌کشد؟
 آیا باید تا انتهای این که اینکار را انجام می دهید نامه در کارتابل شما باشد؟
خیر نیازی نیست با سیستم ارجاعات نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت شما می توانید نامه‌های خود را به وظایف تبدیل کنید.

وظایف در کارتابل افراد مختلف قرار می‌گیرند و روی آن‌ها اقدامات متناسب با هر وظیفه انجام می‌شود و گزارشاتی ارائه می‌شوند و درنهایت توسط شخصی که وظیفه را برای شما ارسال نمود بایگانی می شوند .

ویژگی های سامانه یکپارچه آهارسافت

. اتوماسیون اداری و دبیرخانه
. سیستم فرآیند ساز و فرم ساز - BPMS
. سیستم مدیریت تردد پرسنل
. سیستم حقوق و دستمزد
. سیستم مدیریت خرید
. سیستم کارتابل وظایف شخصی
. تحت وب
. بسیار سریع
. اطلاع رسانی بلادرنگ
. امکان تجمیع تمام موارد فوقالذکر در یک محیط نرم افزاری

چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار مدیریت دانش (KMS)باشد؟

برای بیان اهمیت فراوان مدیریت دانش  (Knowledge Management)می‌توان گفت: در حال حاضر، هیچ راهی برای درک اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌های موجود در قرن بیست و یکم وجود ندارد. در سال 1597 سر فرانسیس بیکن فیلسوف؛ سیاستمدار؛ دانشمند؛ حقوق‌دان و نویسنده انگلیسی معروف گفته است: "دانش قدرت است". در چند دهه گذشته ایجاد و اشتراک دانش رونق فراوانی پیدا کرده است. هر سازمان برای اطمینان از استفاده مؤثر از داده‌های خود باید نوعی مدیریت دانش داشته باشد. درک اهمیت مدیریت دانش  (KM)برای هر فردی که در یک سازمان دانش بنیان؛ تجارتی و حتی دانشجویی فعالیت می کند، بسیار مهم است.

چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار مدیریت دانش  (KMS)باشد؟

7 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار مدیریت دانش

جمع آوری دانش و داده‌های موجود در سازمان، فقط نیمی از نبرد کشف و دستیابی به اهمیت مدیریت دانش است. پس از جمع آوری گنجینه دانش سازمان، به یک روش صحیح برای سازماندهی و تحلیل آن نیاز دارید. بدون سازماندهی و تحلیل، دانش جدید شما به هیچ وجه قدرت زیادی نخواهد داشت. اگر می‌خواهید داده‌ها و دانش شرکت خود را به طور مؤثری مدیریت کنید، به نرم افزاری با قابلیت اتوماسیون و توزیع فرایندهای سازمان خود نیاز دارید. در ادامه، به ارائه 7 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان‌ها از نرم افزار مدیریت دانش خواهیم پرداخت.

1. جلوگیری از فرار مغز

با ضبط دانش در یک سیستم مدیریت دانش، اطمینان حاصل می کنید که کارمندان آینده به همان اطلاعات دسترسی پیدا خواهند کرد؛ حتی اگر یک کارمند ارشد یا SME ارزشمند، شرکت یا بخشی خاص از آن را ترک کند. این امر به ویژه در پست هایی با گردش مالی بالا، مانند فروش و خدمات به مشتری بسیار مهم و ارزشمند می‌باشد.

2. راه حل های پشتیبانی سریعتر:

هدف اصلی نرم افزار مدیریت دانش، متمرکز کردن اطلاعات در یک مکان قابل دسترسی است. وقتی این اتفاق بیفتد، هم کارمندان و هم مشتریان می توانند مشکلات را با سرعت بیشتری حل کنند. از طرفی؛ کارمندان می‌دانند که منابع مهم را در کجا پیدا کنند و مشتریان می‌توانند از راه حل‌های دردسترس، برای غلبه بر موانع مشترک استفاده نمایند. هنگامیکه سازمان شما راه حل های سریع‌تری ارائه می دهد، می‌توانید انتظار افزایش رضایت مشتری را داشته باشید.

7 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار مدیریت دانش

3. کاهش حجم خدمات:

اضافه کردن یک پایگاه دانش به وب سایت شما یک مزیت مهم برای تیم خدمات به مشتریان سازمان شما می‌باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش، مشکلات معمول و ساده مشتری دیگر نیازی به ارتباط با نمایندگی برای حل آنها ندارد. درعوض، مشتریان می‌توانند بدون برقراری تماس یا نوشتن و ارسال ایمیل، راه حل‌های خاص خود را جستجو کنند. هنگامی که این موارد ساده را از صف پشتیبانی خود حذف می‌کنید، تیم خدمات شما می توانند وقت بیشتری را صرف تمرکز روی موضوعات پیچیده و فوری نماید.

4.  امکان تصمیم گیری بهتر و سریعتر:

یک نرم افزار KM با مدیریت اطلاعات مربوطه در زمان نیاز از طریق جستجو، می تواند زمینه تصمیم گیری‌های خوب و مناسبی را برای سازمان فراهم نماید. همکاری باعث می‌شود که در هنگام نیاز به تصمیم گیری، تعداد زیادی از نظرات و تجربه های متنوع را بررسی کنیم.

5. کاهش هزینه‌ها

تمام تصمیمات شغلی سرانجام به تجزیه و تحلیل میزان هزینه و سود شرکت، منتهی خواهد شد. واضح است که مدیریت دانش، به طور قابل توجهی هزینه‌های یادگیری و توسعه متمرکز و همچنین، ارائه خدمات آموزش به شخص ثالث را کاهش خواهد داد.

6. یادگیری مؤثرتر

مدیریت دانش، به ویژه در قالب اشتراک دانش، نتایج یادگیری بهتری ایجاد خواهد کرد. این امر به این دلیل است که دانش به طور مستقیم از تجربه زندگی واقعی کارمندان حاصل می شود. بنابراین، هنگام رخداد هر اتفاق جدید و پیش بینی نشده در سازمان، به کارکنان این فرصت را دارند که بلافاصله آنچه را که آموخته‌اند بکار گیرند، بنابراین اطلاعات جدیدف با سرعت بیشتری به کار گرفته خواهند شد.

7. بهبود روند تصمیم گیری و گردش کار شفاف

همه ما به یک پایگاه دانش محکم و استواری نیاز داریم تا بتوانیم برای اتخاذ تصمیمات بهتر و انجام موثر کارهایمان به آن اعتماد کنیم. یک سیستم KM با ساختار خوب و با کاربرد آسان، دقیقاً همین قابلیت را ارائه خواهد داد. به عبارت دیگر، به جای اینکه کارمندان مجبور شوند جریان کاری خود را متوقف کنند و از یک مدیر یا همکار ارشد، برای حل مشکل خود کمک بخواهند، باید به یک پایگاه دانش قابل جستجو دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، آنها می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را درست در محل کار خود پیدا کرده و در نتیجه، وظایف خود را به طور سریعتر و مؤثرتری انجام دهند. با پیشرفت فن آوری‌های مناسب، این امکان در دستگاه‌های تلفن همراه نیز وجود دارد، بنابراین کارمندان می‌توانند از هر کجا که باشند به پایگاه دانش دسترسی داشته باشند.

نرم افزار مدیریت دانش شرکت آهارسافت

نرم افزار مدیریت دانش شرکت آهارسافت

نرم افزار مدیریت دانش شرکت آهارسافت یکی از سیستم‌های برتر مدیریت دانش در کشور است. این نرم افزار، این امکان را به شما می دهد تا تمام دانش سازمان خود را با به راحتی و با روشی امن جستجو نمایید. شما می توانید از این روش برای بهبود عملکرد تیم پشتیبانی خود استفاده کرده؛ سریعتر به اطلاعات مربوطه دسترسی پیدا کنید و بینش سازمانی خود را نیز تقویت نمایید. علاوه بر این، شما می توانید واقعیت ها و ایده های تحقیق و توسعه را به طوری مؤثرتری برای مدیریت و توزیع در سازمان، در اختیار ذینفعان و تصمیم گیرندگان قرار دهید.

امکانات و ماژول‌های نرم افزار KM شرکت آهارسافت عبارت است از:

• افزایش سطح کارآمدی سازمان؛
• امکان پرسش و پاسخ و درج پست و کامنت؛
• تجزیه و تحلیل پیشرفته برای کمک به بهینه سازی محتوا؛
• جستجوی عمیق دانش؛
• افزایش سرعت و بهبود تصمیم گیری؛
• افزایش همکاری؛
• ایجاد دانش سازمانی؛
• بهینه سازی فرآیند آموزش؛
• آموزش و نوآوری؛ افزایش شادی و حفظ کارکنان به دلیل ارزش گذاری دانش؛
• افزایش سهم بازار؛
• بهبود تصمیمات تجاری به لطف دسترسی آسان به تخصص و شیوه‌های پیشرو؛
• افزایش رضایت مشتری؛
• سرعت بخشیدن به بهره وری و دسترسی به موقع به دانش؛
• بهبود نوآوری از طریق همکاری گسترده تر و بدون مرز؛
• افزایش کیفیت و همکاری پرسنل با استفاده از استاندارد سازی روش‌های کار و امکان گفتگو با متخصصان برجسته از طریق تالار گفتمان؛ انجمن و فروم سازمانی. در این فروم ها، اشخاص می توانند مسائل خود را مطرح کرده و پاسخ هایی نیز برای رفع مشکلاتشان دریافت نمایند.

ویژگی های سامانه ERP

سامانه ERP آهارسافت

چکیده:از روی چه ویژگی هایی می‌توانید یک سامانه ی نرم افزاری خوب را تشخیص دهید؟

در ادامه ی مطلب، به بیان ویژگی هایی می‌پردازیم که سعی شده است در سامانه ERP آهارسافت نیز رعایت گردد.

سامانه یکپارچه و جامع ERP شرکت آهارسافت، با رویکردی جامع اقدام به پیاده سازی مجموعه های نرم افزاری در قالب یک بستر نموده است.

چند ویژگی یک سامانه ERP خوب:

1. تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

از مهم ترین ویژگی هایی که هر سامانه ای بایستی داشته باشد، کاربرد آن روی موبایل است.سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت با استفاده از طراحی فوق العاده در بستر وب، امکان استفاده ازآن را روی هر بستری از جمله سیستم عامل اندروید، مک، لینوکس و ویندوز را فراهم آورده است.

2. تند و سریع و بدون رفرش صفحه

کلیه سامانه های اطلاعاتی آهارسافت، با سرعت بسیار بالا قادر به فعالیت می‌باشند و یکی از مهم ترین مزیت های آن، عدم رفرش صفحات در حین تراکنش هاست.

3. استفاده کم از منابع

این سامانه امکان راه اندازی در بسترهای بسیار ضعیف را نیز دارد. همچنین برای نصب این سامانه هیچ نیازی به حضور فیزیکی نمی‌باشد و با اتصال ریموت از راه دور نیز این کار امکان پذیر است.

4. بکاپ اتومات

اگر به بنده بگویید که مهم اولویت بخش آیتی، بخش برنامه نویسی؛ یا هر بخشی که با سیستم ها و اطلاعات درگیر است، چه می‌باشد؟!

پاسخ بنده روشن است.

اول: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

دوم: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

سوم: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

5. بازگرداندن اطلاعات

حالا اگر اطلاعات از دست رفت چه باید کرد؟یادم هست در یکی از شرکت هایی که این سامانه را نصب کرده بودند، این کار انجام شد و داده ها از دست رفت.در لحظه ی اول خبردار شدم مقداری دستپاچه شدیم.اما به لطف خدا توانستیم در عرض چند دقیقه بکاپ دیروز را برگردانیم و همه چیز به حالت خوب و پایداری برگشت.

این چند دقیقه برای ما و مشتری بسیار ارزشمند بود.

6. بروزرسانی آسان و سریع ماژول ها

به طور خلاصه عرض کنم برنامه ی شما بایستی بتواند در عرض چند ثانیه، آپدیت شود و تا جایی که ممکن است، کاربر سیستم، متوجه بروزرسانی شما نشود.نباید برای بروز رسانی صبر کنید تا شرکت تعطیل شود و بعد آن را بروز کنید مگر اینکه تغییرات زیادی در برنامه بوجود آورده باشید.

7. قابلیت ارائه ی خروجی اطلاعات در اکسل

ارائه ی اطلاعات در قالب فایل اکسل، اهمیت بسزایی در سامانه ERP دارد.با توجه به اینکه بستر اکسل برای بسیاری از کاربران آشناست و افراد زیادی تجربه ی کار با آن را دارند، لذا این موضوع باید مورد توجه قرار بگیرد.

8. امکان نصب سامانه از راه دور

بعضی اوقات می‌شنوم که بعضی از شرکت ها می‌گویند: ما نرم افزارمان را در شرکت شما در عرض چندماه پیاده سازی می‌کنیم.به نظر بنده از همینجا پروژه شکست خورده است.چرا که مشتری ممکن است به این فکر کند که دگیر یک غول نرم افزاری شده است و هرگونه تغییری نیازمند چند ماه درگیری فکری است.

9. گزارش های مفید و کاربردی
10. رضایت حداکثری مشتریان

تمام این موارد که در بالا عرض شد، کمک می‌کند تا مشتری به سامانه ی نرم افزاری شما علاقه پیدا کند به طوری که بدون آن، کار کردن در شرکت غیر ممکن باشد.

تمام مطالب مربوط به سامانه ERP را از اینجا دنبال نمایید.

اتوماسیون اداری

ضمن عرض سلام و خسته نباشید خدمت دوستان گرامی

مقاله ای بسیار خوب در رابطه با اتوماسیون اداری، براتون تهیه کردم که می تونید از لینک زیر ادامه ی مطلب رو بخونید.

کاربردهای اتوماسیون اداری